准备备案文件需要遵循以下步骤：

核对基本信息：确保基金名称、资本规模、投资者信息等基本数据准确无误。

准备基金合同：基金合同是备案的核心文件，它详细规定了基金的运作方式、投资者的权利和义务等关键信息。

公司章程或合伙协议：如果基金是以公司或合伙企业的形式设立的，需要准备相应的章程或合伙协议。

营业执照：对于公司型、合伙型的基金产品，需要上传基金产品的营业执照，而非基金管理人的营业执照。

招募说明书：如果在资金募集过程中向投资者提供了招募说明书，也应当一并进行报送。

委托管理协议：如果基金采取委托管理方式，应准备并提交委托管理协议。

托管协议：如果基金财产由托管机构托管，还需提供托管协议。

在准备这些文件时，要确保所有信息的真实性和完整性，以免影响备案进程。